Les éléments à réunir avant de rédiger
Avant d'écrire la convocation, préparez le dossier de base. C'est ce travail en amont qui rend l'AG lisible.
- La liste à jour des copropriétaires, lots, adresses de notification et éventuels mandataires.
- L'état descriptif de division et les tantièmes applicables aux votes.
- Le règlement de copropriété et les derniers procès-verbaux utiles.
- Les comptes, le budget prévisionnel, les contrats et les devis à présenter.
- Les projets de résolutions, rédigés de manière suffisamment précise pour être votés.
Pour une petite copropriété, un tableau propre avec lots, copropriétaires, tantièmes généraux et tantièmes spéciaux suffit souvent à éviter beaucoup d'erreurs.
Ordre du jour : le point qui structure toute l'AG
Les copropriétaires votent sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Il faut donc éviter les formulations vagues :
"travaux toiture" ne vaut pas une résolution claire indiquant le périmètre, le devis retenu, le montant, le financement
et la règle de majorité à vérifier.
Une bonne préparation distingue les points d'information, les décisions à voter et les documents nécessaires au vote.
- Information : suivi d'un sinistre, rappel d'une échéance, état d'un dossier.
- Vote courant : approbation des comptes, budget, élection du syndic ou du conseil syndical.
- Vote sensible : travaux, modification du règlement, changement de prestataire important.
Tantièmes et procurations : vérifier avant le jour J
Les tantièmes servent notamment à déterminer le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire. Avant l'envoi,
vérifiez que le total des tantièmes est cohérent et que les bons tantièmes sont utilisés pour les résolutions concernées.
La procuration doit être facile à comprendre : identité du mandant, identité du mandataire, date de l'AG, signature
et consignes éventuelles. Le jour de l'assemblée, ces procurations alimentent la feuille de présence et le calcul des voix.
Délais : construire une marge de sécurité
Service-Public rappelle qu'en cas normal la convocation doit être adressée au moins 21 jours calendaires avant l'AG,
sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. En pratique, préparer l'envoi environ un mois avant la réunion
laisse une marge utile pour corriger une adresse, ajouter une annexe ou clarifier un devis.
Pour une situation urgente, conflictuelle ou atypique, ne vous contentez pas d'un modèle : vérifiez le règlement,
les textes applicables et, si besoin, faites relire le dossier.
Outil utile : SyndicAG
SyndicAG est conçu pour transformer ces éléments en documents de travail :
convocation, procuration, feuille de présence, votes et procès-verbal. L'objectif n'est pas de remplacer la décision humaine,
mais de réduire les oublis et de rendre le dossier plus régulier.
Si vous préparez une AG dans le Bas-Rhin ou en Alsace, un audit gratuit de 30 minutes
permet de vérifier si le blocage est documentaire, organisationnel ou juridique.
Sources utiles
